Na reta final, está a implantação do projeto que permitirá aos cidadãos acessar os documentos públicos com um clique.
Εsão as fichas técnicas do concurso através das quais Ministério da Reconstrução Administrativa os atualiza Centros de Atendimento ao Cidadão (KEP), deslocando o relacionamento com os órgãos governamentais para a era digital, em que os certificados serão emitidos à distância e por meio de busca ex officio.
Os textos relevantes já foram aprovados por Ministério de Política Digital, Telecomunicações e Informação e o processo licitatório terá início em março, para que a implantação do “KEP digital” (eKEP) para começar em 2019. Os cinco objetivos principais do projeto incluem:
- A modernização do funcionamento do KEP tanto para os colaboradores como para os cidadãos / empresas, com a introdução da comunicação digital e procedimentos de tramitação de processos.
- A introdução de procedimentos eletrônicos de busca de documentos ex-officio.
- Atualizar a infraestrutura por meio de sua transferência para G-Cloud, garantindo sua viabilidade como um sistema de informação autônomo. Desta forma, um único ambiente de trabalho é criado em todos os KEP.
- A separação da eKEP do Portal HERMES em que atualmente se baseia a operação da KEP garantindo assim a sua viabilidade.
- O fornecimento de uma assinatura eletrônica aprovada remotamente.
Os certificados solicitados pelos cidadãos serão emitidos à distância e por busca de ofício
Os KEP conseguiram evoluir para uma instituição valorizada pelos cidadãos, uma vez que os libertou da procura de documentos de serviço em serviço. Hoje, existem 1.064 escritórios KEP em todo o país, que lidam com cerca de 1.000 tarefas diferentes. Em 2017, um total de 8.519.381 processos foram processados pelo KEP, mas o seu preenchimento exigia a presença física do cidadão no pedido inicial ou, inter alia, se fossem necessários documentos comprovativos adicionais. Assim, a atuação da KEP passou a atingir os limites de suas possibilidades, como:
- O equipamento do sistema operacional HERMES - KEP foi adquirido há uma década, cria muitos problemas no dia a dia do KEP e aumenta o risco de interrupção dos serviços.
- Os 3.500 colaboradores da KEP utilizam o KEP-BO (Back Office) localizado na infraestrutura do Portal HERMES, para a introdução, acompanhamento e finalização dos processos. O processamento de um pequeno número de procedimentos certificados é eletrónico, ou seja, através da interoperabilidade do Portal HERMES e do Sistema de Informação da entidade emissora do documento (por exemplo, um município).
Assim, o requerente recebe o documento solicitado no local sem requisitos significativos em termos de documentos comprovativos (por exemplo, bilhete de identidade, recibo de PPC, etc.). “A maioria dos procedimentos de KEP certificados são processados fora do sistema, ou seja, a solicitação é encaminhada ao órgão competente por meio de fax certificados ou tradicionalmente, ou seja, o arquivo físico é encaminhado por meio dos correios ou de um funcionário do KEP”, conforme consta no documento técnico A principal razão para tal é o facto de os colaboradores da KEP estarem munidos de certificados de assinatura digital de documentos e poderem enviar as candidaturas e documentos comprovativos por via electrónica, o mesmo não se aplica aos órgãos competentes como um todo.
Os cinco subprojetos
Os subprojetos a caminho da digitalização completa do KEP, conforme descritos nas fichas técnicas, são: 1) Novo sistema de informação "Digital KEP (eKEP), 2) Escritório Virtual do funcionário KEP - Configuração da infraestrutura central (Aplicativo e Virtualização de desktop), equipamento de funcionário KEP (Thin Based Computing), 3) Serviços de captura e renovação / exclusão de procedimentos KEP e 4) Fornecimento de dispositivos de assinatura aprovados (EPS). O orçamento para as primeiras ações do projeto é de 5 milhões de euros, através do QREN.
Em 2017, a KEP processou um total de 8.519.381 casos. Para o seu preenchimento, foi exigida a presença física do cidadão quer na candidatura inicial, quer sobretudo no caso de serem exigidos documentos comprovativos adicionais.
Envio único de dados e documentos de apoio
Com a implementação dessas etapas, a instituição do KEP passará para o próximo nível de operação. Cidadãos e empresas deixarão de ser transmissores de documentos em nome do Estado. O sistema terá um poderoso Gravador de Ações do Usuário. Através deste sistema, para todos os documentos comprobatórios que possam ser emitidos eletronicamente, o cidadão não terá que realizar qualquer ação, nem no KEP, nem no Portal Nacional do HERMES, nem em qualquer órgão público. Será suficiente, quando ele apresentar o pedido, consentir na sua busca ex officio.
“Tarefa difícil”, no contexto da Reforma e simplificação dos procedimentos da Administração Pública, caracteriza o KEP digital pelo secretário-geral do Ministério da Reconstrução Administrativa, Grigoris Theodorakis: “Com o digital apenas uma vez), o que significa que as informações e dados apresentados às autoridades públicas não precisam de ser reapresentados. Ou seja, os documentos comprovativos serão apresentados uma única vez e para além desta a Administração Pública se obriga por si própria a procurá-los e a fornecê-los quando solicitados ”.
Conforme observa, “bastará submeter o pedido (online ou pessoalmente) e imediatamente o requerente receberá a resposta“ venha buscar a sua licença ”ou“ não consegue a sua licença por X motivos ”. O Sr. Theodorakis também lembra que foi lançado o fortalecimento da KEP por meio da ASEP com 152 novos funcionários permanentes.
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